Topdan satış biznesi üçün uçot necə qurulur?

Topdan satışda bir səhv rəqəm bir dəfəyə yüzlərlə manatlıq itki deməkdir, çünki hər sifariş böyük həcmdə gedir. Bu yazıda topdan satış uçotunun pərakəndədən nə ilə fərqləndiyini və topdançının gündəlik ağrılarını — müştəri üzrə qiymət, konsiqnasiya, anbar dövriyyəsi — ERP ilə necə həll edəcəyini praktik şəkildə göstəririk.

Topdan satış uçotu pərakəndədən niyə fərqlidir?

Pərakəndə mağazada satış sadədir: müştəri gəlir, malı götürür, pulu ödəyir, çek çıxır. Topdan satış uçotu isə tamam başqa oyundur. Sən eyni malı fərqli müştərilərə fərqli qiymətə satırsan, malın çoxunu nağd yox, borcla (konsiqnasiya ilə) buraxırsan, bir hesab-fakturada onlarla mövqe olur və anbarında eyni anda həm gələn, həm gedən, həm də yolda olan mal var.

Bakıda və regionlarda distribusiya ilə məşğul olan şirkətlərin çoxu bu mürəkkəbliyi hələ də Excel cədvəlləri və dəftərlə idarə etməyə çalışır. Nəticə tanışdır: hansı müştərinin nə qədər borcu olduğu dəqiq bilinmir, anbar qalığı real vəziyyətlə üst-üstə düşmür, qiymətlər satıcının yaddaşına əsaslanır. Topdan satış uçotu düzgün qurulmayanda biznes böyüdükcə xaos da böyüyür.

Topdançının uçot sisteminə pərakəndəçidən fərqli olaraq ən azı bunlar lazımdır:

• Müştəri kateqoriyası üzrə fərqli qiymətlər — mağaza, market şəbəkəsi və sub-distribyutor eyni qiymətə almır;
• Borc (konsiqnasiya) nəzarəti — malı bu gün verirsən, pulu həftələr sonra alırsan;
• Böyük hesab-fakturalar — onlarla mövqeli sənədləri əl ilə yazmaq həm yavaş, həm risklidir;
• Anbar dövriyyəsi — hansı mal sürətlə gedir, hansı rəfdə yatır, bunu görmək lazımdır;
• Satış təmsilçilərinin işinin izlənməsi — kim hansı müştəriyə nə satdı, nə yığdı.

Müştəri üzrə qiymət: topdan qiymət siyahısı necə qurulmalıdır?

Topdan ticarətin qızıl qaydası budur: qiymət müştəridən asılıdır. Böyük həcmdə alan market şəbəkəsinə bir qiymət, kiçik mağazaya başqa qiymət, rayon sub-distribyutoruna üçüncü qiymət verirsən. Bu normaldır — problem qiymətlərin harada saxlanmasındadır.

Qiymətlər satıcının başında və ya WhatsApp yazışmalarında olanda nə baş verir? Satıcı işdən çıxır — qiymət siyahısı da onunla gedir. Yeni işçi köhnə müştəriyə səhv qiymət deyir, müştəri inciyir. Yaxud satıcı "öz adamına" endirim edir və sən bunu heç vaxt görmürsən.

Düzgün qurulmuş sistemdə topdan qiymət siyahısı belə işləyir:

1. Müştərilər kateqoriyalara bölünür: pərakəndə nöqtə, şəbəkə, distribyutor, VIP.
2. Hər kateqoriya üçün ayrıca qiymət siyahısı və ya endirim faizi təyin olunur.
3. Satış sənədi yaradılanda sistem müştərini tanıyır və qiyməti avtomatik çəkir.
4. Satıcı qiyməti dəyişmək istəsə, bu ya bloklanır, ya da rəhbərin təsdiqinə düşür.

Beləcə müştəri üzrə qiymət insan yaddaşından çıxıb sistemə keçir və hər faktura eyni qaydalarla yazılır.

Konsiqnasiya və borc nəzarəti: pulun harada olduğunu bil

Topdan satışda malın çoxu nisyə gedir. Sən malı bu gün buraxırsan, ödənişi bir müddət sonra hissə-hissə alırsan. Bu model işlək olsa da, uçotu zəif olanda ən çox pul məhz burada itir.

Borc uçotunda tipik səhvlər

• Borclar dəftərdə və ya ayrı-ayrı Excel fayllarında saxlanılır, ümumi mənzərə yoxdur;
• Qismən ödənişlər dəqiq bağlanmır — müştəri "mən ödəmişdim axı" deyəndə sübut tapılmır;
• Borc limiti anlayışı yoxdur: onsuz da borcu yığılmış müştəriyə yenə mal buraxılır;
• Vaxtı keçmiş borclar heç kimin gündəmində deyil, yığım kampaniyasız qalır.

ERP sistemində hər müştərinin kartında cari borc, ödəniş tarixçəsi və borc limiti görünür. Limiti aşan müştəriyə yeni satış açılanda sistem xəbərdarlıq edir. Konsiqnasiya ilə verilmiş mal ayrıca izlənir: nə qədəri satılıb, nə qədəri hələ müştərinin rəfindədir. Aylıq üzləşmə aktı bir kliklə çıxır — mübahisə yerinə sənəd danışır.

Anbar dövriyyəsi: hansı mal işləyir, hansı yatır?

Topdançı üçün anbar sadəcə mal saxlanan yer deyil — dövriyyə kapitalının böyük hissəsi məhz rəflərdə dayanır. Ona görə anbar dövriyyəsinin uçotu birbaşa pul məsələsidir.

Yaxşı qurulmuş topdan satış uçotu anbarla bağlı bu suallara dərhal cavab verməlidir:

• Hazırda anbarda hansı maldan nə qədər var və onun maya dəyəri nədir?
• Hansı mallar sürətlə satılır və sifarişi nə vaxt təkrarlamaq lazımdır?
• Hansı mallar aylarla tərpənmir və kapitalı dondurur?
• Son mədaxil hansı qiymətə oldu, satış qiyməti ilə fərq nə qədərdir?

Kağız uçotda bu suallara cavab tapmaq üçün sayım aparmaq lazımdır. Sistemli uçotda isə hər mədaxil və məxaric sənədi anbar qalığını avtomatik yeniləyir: sən istənilən an real qalığı, dövriyyə sürətini və yatan malları görürsən. Distribusiya uçotu üçün bu, sifariş planlamasının təməlidir — nəyi nə vaxt almaq lazım olduğunu təxminlə yox, rəqəmlə bilirsən.

Satış təmsilçiləri və marşrut üzrə distribusiya

Distribusiya uçotu təkcə anbarla bitmir. Sahədə işləyən satış təmsilçilərin varsa, hər birinin gündəlik nəticəsini görməlisən: kim neçə nöqtəyə baş çəkdi, hansı müştəridən nə sifariş götürdü, nə qədər pul yığdı. Bu məlumat sistemə düşəndə həm işçinin motivasiya hesablaması asanlaşır, həm də hansı marşrutun, hansı bölgənin daha çox satış gətirdiyi aydın görünür. Kağızla işləyəndə isə bu rəqəmlər həftə sonu "toplama" zamanı itir və ya təhrif olunur.

Böyük hesab-fakturalar və sənəd dövriyyəsi

Pərakəndə çeki bir-iki mövqedən ibarətdir. Topdan hesab-fakturada isə onlarla mal, hər birinin öz qiyməti, endirimi və cəmi olur. Belə sənədi əl ilə yazmaq həm vaxt aparır, həm də səhv ehtimalını artırır — bir sıfır artıq, bir vergül yerində olmayanda söhbət ciddi məbləğlərdən gedir.

Topdan ticarət proqramı bu prosesi belə sadələşdirir: satıcı müştərini seçir, malları siyahıdan əlavə edir, qiymətlər müştərinin kateqoriyasına görə avtomatik gəlir, cəm və qalıq borc sənədin üstündə görünür. Sənəd təsdiqlənən kimi anbar qalığı azalır, müştərinin borcu artır, maliyyə hesabatı yenilənir. Yəni bir əməliyyat — üç uçot bölməsi eyni anda düzgün yazılır. Əl ilə üç ayrı cədvəli sinxron saxlamaq isə praktikada demək olar ki, heç vaxt alınmır.

ERP topdan satış ssenarilərini necə dəstəkləyir?

Yuxarıda sadalanan ehtiyacların hamısını ayrı-ayrı proqramlarla və cədvəllərlə örtmək mümkündür, amma o zaman məlumat parçalanır. ERP yanaşmasının mahiyyəti budur: satış, anbar, borc və maliyyə bir sistemdə yaşayır və bir-birini avtomatik yeniləyir.

Bakıda fəaliyyət göstərən AI texnologiya şirkəti kimi biz bu ehtiyaclar üçün erp.aimedia.az onlayn ERP sistemini təklif edirik. Sistem topdan satış üçün kritik olan ssenariləri dəstəkləyir:

• Satış modulu — müştəri kartları, kateqoriya üzrə qiymətlər, böyük hesab-fakturaların sürətli tərtibi;
• Anbar modulu — mədaxil-məxaric, real qalıq, dövriyyə mənzərəsi;
• Maliyyə modulu — borclar, qismən ödənişlər, kassalar və hesabatlar.

Onlayn olduğu üçün ofisdə, anbarda və ya səfərdə — komandanın hər üzvü eyni məlumatla işləyir. Rəhbər günün sonunu gözləmədən satışların və borcların vəziyyətini istənilən an görür. Şirkətin digər hazır sistemləri ilə məhsullar səhifəsində tanış ola bilərsən.

Hazır sistem, yoxsa şirkətə özəl proqram?

Bəzi distribusiya biznesləri standart axınla işləyir — onlara hazır ERP yetər. Bəzilərində isə spesifik proseslər var: xüsusi bonus sxemləri, marşrut üzrə satış, istehsalatla inteqrasiya. Belə hallarda biz şirkətə özəl proqram təminatı da hazırlayırıq — mövcud iş qaydanı sistemə yox, sistemi sənin iş qaydana uyğunlaşdırırıq. Xidmətlərin tam siyahısı xidmətlər səhifəsindədir.

Topdan satış uçotuna keçid: haradan başlamalı?

Uçotu sıfırdan sistemə keçirmək qorxulu görünə bilər, amma praktikada proses mərhələlidir:

1. Məlumatları topla — müştəri siyahısı, mal nomenklaturası, cari borclar və anbar qalıqları;
2. Qiymət qaydalarını yaz — hansı kateqoriya hansı qiymətlə alır, endirim səlahiyyəti kimdədir;
3. Sistemə ilkin qalıqları daxil et — anbar və borclar real vəziyyətlə üst-üstə düşməlidir;
4. Komandaya öyrət — satıcılar sənədləri sistemdə yazmağa başlayır, paralel dəftər aradan qalxır;
5. Hesabatlarla idarə et — qərarlar hissə yox, rəqəmə əsaslanır.

Ən vacib məqam ilkin qalıqların düzgün daxil edilməsidir: sistem səhv rəqəmlə başlasa, ona inam da tez itir. Ona görə keçidi tələsmədən, təcrübəli komanda ilə planlamaq lazımdır.

Topdan satış uçotunu qurmaq istəyirsənsə, amma haradan başlayacağını bilmirsənsə, bizimlə əlaqə saxla — biznesinin proseslərinə baxıb pulsuz konsultasiya verək. İstəsən WhatsApp ilə də yaza bilərsən, +994 50 250 00 74 nömrəsi ilə zəng də edə bilərsən.