ERP

Mağaza şəbəkəsində vahid anbar uçotu necə qurulur?

Müştəri malı soruşur, satıcı isə digər filiala zəng edib gözlədir — bu, itirilmiş satışdır. Mağaza şəbəkəsində vahid anbar uçotu mərkəzi anbarı, filial anbarlarını və köçürmə sənədlərini bir sistemdə birləşdirir. Bu yazıda həmin quruluşu addım-addım göstəririk.

Niyə “o biri filiala zəng elə” modeli sənə satış itirdir?

Səhnəni təsəvvür et: müştəri mağazaya girir, konkret modeli soruşur. Satıcı rəfə baxır — yoxdur. Sonra telefonu götürüb digər filiala zəng edir, orada kimsə anbara düşüb axtarır, müştəri isə piştaxtanın qabağında gözləyir. İki dəqiqə sonra müştəri “sağ olun, baxaram” deyib çıxır və həmin malı rəqibdən alır. Bu, texniki problem deyil — bu, itirilmiş satışdır. Və mağaza şəbəkəsində vahid anbar uçotu olmayan hər biznesdə bu səhnə hər gün təkrarlanır.

Bakıda 2-3 filialı olan mağaza şəbəkələrinin çoxu hələ də belə işləyir: hər filial öz Excel-ini və ya öz kassa proqramını aparır, mərkəzi anbar ayrıca dəftərdədir, filiallar arası mal köçürməsi isə WhatsApp mesajı ilə “rəsmiləşdirilir”. Nəticədə heç kim dəqiq bilmir ki, hansı mağazada hansı mal var, ümumi qalıq nə qədərdir və hansı filialda mal yatıb qalıb.

Bu yazıda AI Media komandası olaraq mərkəzi anbar, filial anbarları və köçürmə sənədlərinin bir sistemdə necə birləşdirildiyini addım-addım göstərəcəyik — texnologiya şirkəti kimi bu quruluşu erp.aimedia.az platformasında onlarla ssenaridə qurmuşuq.

Mağaza şəbəkəsində vahid anbar uçotu nədir?

Vahid anbar uçotu o deməkdir ki, şəbəkənin bütün saxlama nöqtələri — mərkəzi anbar və hər filialın öz anbarı — bir sistemdə ayrı-ayrı “anbar” kimi qeydiyyatdadır, amma qalıqlar ümumi bazada yaşayır. Yəni:

• Hər məhsulun ümumi qalığı və filial üzrə bölgüsü bir ekranda görünür;
• Hər satış avtomatik olaraq həmin filialın qalığından düşür;
• Filiallar arası mal köçürməsi sənədlə aparılır və hər iki tərəfin qalığını sinxron dəyişir;
• Mərkəzi anbardan filiala paylama planlı şəkildə, tələbata görə edilir.

Fərqi belə izah edək: ayrı-ayrı Excel-lərdə hər filial öz “adası”dır — adalar arasında məlumat qayıqla daşınır. Çoxanbarlı uçot proqramında isə bütün filiallar bir xəritədədir: sən yuxarıdan baxırsan və hər şeyi görürsən.

Hansı mağazada hansı mal var — bu suala neçə saniyəyə cavab verirsən?

Bu, vahid uçotun ən sadə testidir. Satıcıdan soruş: “42 ölçü qara model hansı filialda var?” Cavab zəng və gözləmə tələb edirsə, sistemin yoxdur — sadəcə kassaların yoxdur.

Filial qalıqlarının real vaxtda görünməsi

Düzgün qurulmuş sistemdə satıcı məhsulun adını və ya barkodunu yığır və dərhal görür: mərkəzi anbarda 14 ədəd, Gənclik filialında 3, Sumqayıt filialında 0. Filial qalıqlarının real vaxtda görünməsi o deməkdir ki, bu rəqəmlər dünənki hesabat deyil — indiki vəziyyətdir: son satış da, son köçürmə də artıq nəzərə alınıb.

Bir mağazada bitən malın digərindən tapılması

Müştəri üçün ən dəyərli cümlə budur: “Bizdə bitib, amma Nərimanov filialında var — istəsən bura köçürtdürək, sabah götürərsən.” Bir mağazada bitən malın digərindən tapılması yalnız o zaman mümkündür ki, satıcı öz ekranından bütün şəbəkənin qalığını görsün və oradaca köçürmə tələbi yaratsın. Zəng yox, mesaj yox — iki klik.

Mərkəzi anbardan filiala paylama necə qurulmalıdır?

Şəbəkənin klassik axını belədir: mal təchizatçıdan mərkəzi anbara daxil olur, oradan filiallara paylanır. Bu axında üç qayda var:

1. Mədaxil yalnız mərkəzə. Təchizatçıdan gələn mal əvvəlcə mərkəzi anbara mədaxil edilir — qiymət, miqdar, partiya burada yoxlanır. Filiala birbaşa mədaxil xaosa aparır.
2. Paylama sənədlə. Mərkəzi anbardan filiala paylama hər dəfə köçürmə sənədi ilə edilir: hansı mal, neçə ədəd, hansı filiala, kim göndərdi, kim qəbul etdi.
3. Paylama tələbata görə. Hansı filial nə satırsa, ona o göndərilir. Bunun üçün filial üzrə satış və qalıq hesabatına baxmaq lazımdır — “gözəyarı” paylama bir filialda mal yığını, digərində boş rəf yaradır.

Sistemdə bu axın qurulandan sonra mərkəzi anbardar hansı filialın nəyə ehtiyacı olduğunu təxmin etmir — hesabatdan görür.

Filial üzrə satış və qalıq hesabatı paylamanın kompasıdır

Filial üzrə satış və qalıq hesabatı sənə üç sualın cavabını verir: hansı filial hansı malı hansı sürətlə satır, hər filialda hazırda nə qədər qalıq var və hansı mal hansı nöqtədə bitmək üzrədir. Bu üç rəqəm yan-yana duranda paylama qərarı özü-özünə çıxır: sürətli satan filiala çox, yavaş satana az. Aylıq deyil, həftəlik bax — Bakıda pərakəndə tələbat mövsümlə, hətta həftənin günü ilə dəyişir və gec reaksiya boş rəf deməkdir.

Filiallar arası mal köçürməsi: köçürmə sənədinin rəsmiləşdirilməsi niyə vacibdir?

Filiallar arası mal köçürməsi şəbəkə uçotunun ən çox səhv edilən hissəsidir. “Sabah Elşən 5 ədəd gətirəcək” mesajı sənəd deyil — və itən malların böyük hissəsi məhz belə “mesajla köçürmələrdə” itir.

Düzgün köçürmə axını

1. Göndərən filial (və ya mərkəz) sistemdə köçürmə sənədi yaradır: mal, miqdar, təyinat filialı.
2. Mal fiziki yola düşür — sistemdə “yolda” statusu görünür.
3. Qəbul edən filial malı sayıb təsdiqləyir. Yalnız bu təsdiqdən sonra mal onun qalığına düşür.

Köçürmə sənədinin rəsmiləşdirilməsi sənə iki şey verir: birincisi, hər malın izi qalır — kim, nə vaxt, hara göndərib; ikincisi, məsuliyyət dəqiqləşir — göndərilən 10 ədəddən 9-u çatıbsa, fərq dərhal görünür və konkret sənədə bağlanır. E-Konveyer və AL-SAT layihələrimizdə də eyni prinsipi tətbiq etmişik: mal yalnız qəbul təsdiqində qarşı tərəfin qalığına düşür.

Mağazalar arası qalıq balanslaşdırması: yatan malı satılan yerə çək

Vahid uçotun ikinci böyük faydası paylamadan sonra üzə çıxır. Eyni model bir filialda ayda 20 ədəd satılır, digərində 6 aydır rəfdə yatır. Ayrı-ayrı uçotda bunu heç kim görmür — hər filial ancaq öz rəqəmlərinə baxır.

Mağazalar arası qalıq balanslaşdırması budur: sistem üzərindən hansı malın harada sürətli, harada ölü qaldığını görüb, malı yatan filialdan satan filiala köçürürsən. Yeni mal almırsan — mövcud malı düzgün yerə daşıyırsan. Bunun üçün sənə iki alət lazımdır: filial üzrə satış və qalıq hesabatı (hansı filial nəyi hansı sürətlə satır) və rahat köçürmə sənədi. İkisi də bir sistemdə olanda balanslaşdırma həftəlik 15 dəqiqəlik rutin işə çevrilir.

Şəbəkə üzrə ümumi inventarizasiya necə aparılır?

Ayrı uçotda inventarizasiya kabusdur: hər filial öz siyahısını çıxarır, kimsə köçürmələri unudub, “yolda” olan mal iki siyahıda ya heç birində görünür. Şəbəkə üzrə ümumi inventarizasiya isə vahid sistemdə belə gedir:

• Hər filial öz anbarını sayır və faktiki rəqəmi sistemə daxil edir;
• Sistem fakt ilə uçot qalığını üz-üzə qoyur, fərqləri filial-filial göstərir;
• Yolda olan köçürmələr ayrıca statusda olduğu üçün iki dəfə sayılmır;
• Nəticədə bütün şəbəkənin real mal dəyəri bir hesabatda çıxır.

Sahibkar üçün nəticə budur: filiallara zəng edib rəqəm yığmırsan — sistemə baxırsan. İnventarizasiyanı ildə bir dəfəlik “böyük hadisə” yox, rüblük adi prosedura çevirmək istəyirsənsə, bunun yeganə yolu qalıqların onsuz da hər gün dəqiq aparılmasıdır: sənədsiz hərəkət yoxdursa, sayım sadəcə təsdiq mərhələsinə çevrilir.

Çoxanbarlı uçot proqramı seçərkən nəyə baxmalısan?

Bazarda kassa proqramı çoxdur, amma şəbəkə üçün sənə kassa yox, çoxanbarlı uçot proqramı lazımdır. Seçəndə bu suallara cavab axtar:

• Hər filial ayrıca anbar kimi qeydiyyata alınırmı, yoxsa hamısı bir qalıqda qarışır?
• Köçürmə sənədi varmı və qəbul təsdiqi tələb edirmi?
• Satıcı öz ekranından bütün filialların qalığını görürmü?
• Filial üzrə satış, qalıq və mənfəət hesabatları ayrılırmı?
• Yeni filial açanda onu sistemə əlavə etmək neçə dəqiqə çəkir?

AI Media-nın onlayn ERP sistemində çoxanbarlı rejim məhz bu məntiqlə qurulub: mərkəzi anbar və istənilən sayda filial anbarı, aralarında təsdiqli köçürmə sənədləri, satış-anbar-maliyyə bir paneldə. Sistem onlayndır — deməli, sən evdən, satıcı filialdan, anbardar mərkəzdən eyni real qalığa baxır. Digər hazır məhsullarımızla məhsullar səhifəsində tanış ola bilərsən.

Bu keçidi necə etməli: köhnə uçotdan vahid sistemə

Keçid qorxulu görünür — “işlək sistemi dayandırıb hər şeyi yenidən qurmaq” kimi səslənir. Əslində isə mağazalar işləyə-işləyə keçid edilir, ardıcıllıq sadədir:

1. Əvvəl məhsul kataloqunu təmizlə — eyni malın filiallarda fərqli adlarla getməsi vahid uçotun bir nömrəli düşmənidir.
2. Bir dəfə tam sayım apar və başlanğıc qalıqları filial-filial sistemə yüklə.
3. Qaydanı qoy: bu gündən heç bir mal sənədsiz yerini dəyişmir.
4. İlk həftə köhnə üsulla paralel apar, fərqləri tut, sonra köhnəni bağla.

Biz bu keçidi müştərilərimizlə birlikdə edirik: kataloqun yüklənməsi, anbarların qurulması, komandanın öyrədilməsi. Bütün xidmətlərimiz — ERP-dən tutmuş biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasına qədər — Bakıda yerli komanda tərəfindən verilir, dəstək 7/24 işləyir. Qiymət siyasəti ilə qiymət səhifəsində tanış ol.

Növbəti dəfə müştəri “bu maldan varınızdır?” soruşanda satıcın telefon axtarmasın — ekrana baxıb “Nərimanov filialında var, sabaha bura gətirdirik” desin. Bunu qurmaq üçün pulsuz konsultasiya üçün bizimlə əlaqə saxla — şəbəkənin quruluşuna baxıb çoxanbarlı uçotun sənin ssenarində necə işləyəcəyini konkret göstərək. Zəng üçün: +994 50 250 00 74.