Bələdçi

Bot mesajlarını Excel və CRM-ə necə yazdırmalı?

Botla söhbət olur, amma müştərinin adı, nömrəsi və sorğusu yazışmanın içində itir. Bu bələdçidə botdan çıxan məlumatı Google Sheets cədvəlinə və CRM-ə necə yazdıracağını addım-addım göstəririk. Hansı sahələri yığmalı, harada saxlamalı və təkrarların qarşısını necə almalı — hamısı praktik ardıcıllıqla.

Botun ən çox verdiyi zərər budur: söhbət olur, müştəri adını, nömrəsini, nə istədiyini yazır — sonra hər şey yazışmanın içində itir. Ay sonunda soruşursan «bu ay neçə sifariş gəldi, hansı məhsul çox soruşulub» — cavab yoxdur. Ona görə bot mesajlarını CRM-ə yazdırmaq chatbot layihəsinin ən vacib texniki hissəsidir. Bu yazıda addım-addım göstərəcəyik: hansı sahələri yığmalısan, botdan çıxan məlumat harada toplanmalıdır, cədvəl (Excel/Google Sheets) və CRM arasında necə seçim etməlisən, təkrarların qarşısını necə alırsan.

Əgər hələ «botla məlumatı ümumiyyətlə necə soruşum» sualındasansa, əvvəlcə Müştəri məlumatlarını avtomatik toplamaq: DM-dən bazaya yazısını oxu — orada ssenari və sual ardıcıllığı var. Burada isə tamamilə texniki tərəfdir: inteqrasiya necə qurulur və məlumat hansı yollarla axır.

Bot məlumat axını nədir və niyə əvvəlcə onu cızmalısan?

Kod yazmazdan, düymə basmazdan əvvəl kağızda bir xətt çək. Bu xəttin adı bot məlumat axınıdır: məlumat harada yaranır, harada təmizlənir, harada saxlanır, kim ona baxır.

1. Mənbə: Instagram DM, WhatsApp, Messenger, sayt söhbəti, Telegram.
2. Bot: sualları verir, cavabları dəyişənlərə (ad, nömrə, xidmət, ünvan) yığır.
3. Ötürücü: bot hər tamamlanmış söhbətdən sonra bir «paket» göndərir (webhook və ya hazır inteqrasiya).
4. Anbar: Google Sheets cədvəli və ya CRM bazası — sətir orada yaranır.
5. İstifadəçi: satış menecerin siyahını açır, zəng edir, statusu dəyişir.

Bu beş addımın hər birində bir «kim məsuldur» sualı var. Ötürücü işləmirsə, məlumat bota yığılır, amma heç yerə çatmır. Anbar yoxdursa, ötürücünün göndərəcəyi ünvan yoxdur. Ona görə əvvəl axın, sonra qurğu.

Hansı sahələri yığmalısan? (minimum dəst)

Ən çox edilən səhv — hər şeyi yığmağa çalışmaq. Müştəri 10 sual görəndə söhbəti tərk edir. Praktikada bu sahələr kifayət edir:

• Ad — müraciəti insaniləşdirmək və menecerin zəngi üçün.
• Telefon nömrəsi — ən qiymətli sahə. Müştəri nömrəsi avtomatik saxlanması olmadan qalan hər şey mənasızdır.
• Sorğu / xidmət növü — nə istəyir: qiymət, sifariş, şikayət, görüş.
• Kanal — Instagram, WhatsApp, sayt. Hansı kanalın işlədiyini yalnız bu sahə göstərir.
• Tarix və saat — avtomatik yazılmalıdır, botdan soruşulmamalıdır.
• Söhbətin qısa mətni — menecer zəng etməzdən əvvəl kontekst görsün.
• Status — «yeni», «zəng edildi», «satıldı», «imtina». Bu sahə boş qalsa, cədvəl ölü siyahıya çevrilir.

Əlavə sahələri sonra əlavə edərsən. İlk versiyada 5-7 sütun saxla, sonra real ehtiyaca görə genişlət.

Nömrəni necə düzgün yazdırmalı?

Nömrə formatını bot səviyyəsində normallaşdır: boşluqları, mötərizələri, tireni sil, ölkə kodunu əlavə et. Yəni «050 250 00 74», «+994 50 250 00 74», «(050) 2500074» — üçü də bazaya eyni formatda düşməlidir. Bu, sonra təkrarları tapmağın yeganə yoludur.

Bot məlumatını Excel-ə yazmaq, yoxsa CRM-ə? Necə seçim etməli?

Cavab biznesinin ölçüsündən asılıdır. Aşağıdakı cədvəl seçimi asanlaşdırır:

Meyar	Google Sheets / Excel	CRM sistemi
Qurulma sürəti	Bir neçə saat, texniki bilik az	Daha uzun: sahələr, mərhələlər, istifadəçilər
Kimə uyğundur	Gündə bir neçə müraciət, 1-2 nəfərlik komanda	Gündəlik müraciət axını olan satış komandası
Satış mərhələləri	Əl ilə sütun kimi aparılır	Daxili boru xətti (pipeline) var
Xatırlatma və tapşırıq	Yoxdur, xarici həll lazımdır	Daxili funksiyadır
Təkrarların idarəsi	Düstur və ya skript ilə əl ilə qurulur	Çox vaxt hazır dublikat yoxlaması var
Hesabat	Pivot cədvəl, sadə qrafik	Hazır satış hesabatları

Praktik tövsiyə: birinci ay Google Sheets ilə başla. Axın işləyəndə, sahələr oturuşandan sonra CRM-ə keç. Sheets-də topladığın sütun siyahısı elə CRM-in sahə siyahısı olacaq — heç nə itmir.

Google Sheets bot inteqrasiyası necə qurulur? (addım-addım)

Bu, ən sürətli variantdır və texniki bilik minimum tələb edir. Ardıcıllıq belədir:

1. Cədvəli yarat. Bir vərəqin adını «Sorğular» qoy. Birinci sətir sütun adları olsun: Tarix, Ad, Nömrə, Kanal, Sorğu, Qeyd, Status.
2. Sütun tiplərini kilidlə. Nömrə sütununu mətn formatına çevir — əks halda cədvəl baş sıfırı yeyir və nömrə korlanır.
3. Bot tərəfdə dəyişənləri adlandır. Botun yaddaşında saxladığı sahələrin adı cədvəl sütunları ilə eyni olsun: ad, nomre, kanal, sorgu. Fərqli ad sonradan qarışıqlıq yaradır.
4. Ötürücünü qoş. Bot söhbətin sonunda cədvələ bir sətir əlavə edən addımı çağırır. Platformada hazır Google Sheets addımı varsa onu seç; yoxdursa, webhook ilə ara xidmətə göndər.
5. Tarixi serverdə yaz. Tarix və saatı müştəridən soruşma — sətir yaranan anda avtomatik doldur.
6. Test et. Özün müştəri kimi yazışmanı sonadək apar. Sətir düşdüsə, sonra qəsdən yarımçıq söhbət et: nömrəsiz gedən söhbətdə nə baş verdiyini gör.
7. Bildiriş əlavə et. Yeni sətir düşəndə satış menecerinə mesaj getsin. Cədvələ baxmaq unudulur, bildiriş unudulmur.

Bu qurğu ilə yazışmadan cədvələ məlumat keçidi tam avtomatlaşır: heç kim əl ilə kopyalamır.

Sifariş məlumatının avtomatik qeydi üçün ayrıca vərəq saxla

Sorğu ilə sifariş fərqli şeylərdir. Sorğu — maraqlanan adam; sifariş — konkret məhsul, miqdar, ünvan, çatdırılma tarixi. İkisini eyni vərəqdə saxlasan, hesabat qarışır. «Sorğular» və «Sifarişlər» adlı iki vərəq aç, botdan gələn paket hansı tipdirsə ona uyğun vərəqə düşsün.

Bot və CRM bağlantısı: DM-dən müştəri bazasına necə keçir?

CRM-ə keçidin məntiqi eynidir, sadəcə sətir əvəzinə lead yaranır. Dm-dən müştəri bazasına düzgün axın belə görünür:

1. Bot söhbəti tamamlayır və sahələri yığır.
2. Ötürücü CRM-in API-sinə müraciət edir: bu nömrə ilə kontakt varmı?
3. Varsa — yeni kontakt yaratmır, mövcud kontakta yeni müraciət (sövdələşmə və ya tapşırıq) əlavə edir.
4. Yoxdursa — yeni kontakt yaradır və ona ilk sövdələşməni bağlayır.
5. Söhbətin mətni qeyd kimi kontaktın altına yazılır.
6. Mənbə sahəsinə kanal yazılır: «Instagram bot», «WhatsApp bot».

Üçüncü addım ən vacibidir — lead avtomatik qeydiyyat qurulanda sistemlərin çoxu hər söhbətdə yeni kontakt yaradır və baza bir neçə həftəyə şişir. Şərtli yoxlama qoymasan, təmizləməyə vaxt sərf edəcəksən.

API yoxdursa nə etməli?

Bəzi yerli sistemlərin açıq API-si olmur. Onda iki yol qalır: ara cədvəl (bot Sheets-ə yazır, CRM oradan gündəlik idxal edir) və ya CSV eksport-idxal rejimi. İdeal deyil, amma əl ilə kopyalamaqdan qat-qat yaxşıdır. Hansı yolun sənin sistemin üçün mümkün olduğunu öyrənmək üçün inteqrasiya xidmətlərimizə baxa bilərsən.

Təkrarların qarşısını necə alırsan?

Eyni müştəri həftədə üç dəfə yazır — bazada üç sətir olmamalıdır. Sadə qaydalar:

• Açar sahə seç. Telefon nömrəsi ən yaxşı açardır; ad təkrarlanır, ünvan dəyişir.
• Formatı normallaşdır. Yoxlamadan əvvəl nömrəni tək formata gətir, yoxsa 0502500074 və +994502500074 iki fərqli müştəri kimi görünür.
• Yaz-yoxsa-yenilə məntiqi qur. Nömrə varsa yeni sətir yox, mövcud sətrin son müraciət tarixi yenilənsin.
• Kanal fərqini saxla. Eyni adam Instagram-da və WhatsApp-da yazıbsa, kontakt bir olsun, müraciətlər iki.
• Yarımçıq söhbətləri ayır. Nömrə verilməyibsə, əsas bazanı çirkləndirmə — «yarımçıq» vərəqinə yaz.

Bir kanal əvəzinə üç kanalla işləyirsənsə, təkrar problemi kəskinləşir. Bu halda hər kanalın öz cədvəli yox, hamısının bir paneldə birləşməsi lazımdır — NERO platformasında Instagram, WhatsApp və Messenger söhbətləri bir yerdə açılır, ona görə eyni müştərinin iki kanaldan gələn müraciəti də bir yerdə görünür.

Bot hesabatı Excel: hansı hesabatları çıxara bilərsən?

Məlumat düzgün yığılandan sonra bot hesabatı Excel tərəfdə demək olar pulsuz gəlir. Ən faydalı kəsimlər:

• Günə və həftəyə görə müraciət sayı — hansı gün yüklüdür, növbəni ona görə qur.
• Kanal üzrə bölgü — reklam büdcəsini hansı kanala yönəltmək lazımdır.
• Ən çox soruşulan xidmət — sayt və bot ssenarisi bu suala görə yenilənməlidir.
• Status üzrə hesabat — neçə müraciət zəngsiz qalıb.
• Saat üzrə bölgü — bot 7/24 işlədiyi üçün gecə müraciətlərinin real sayını ilk dəfə görəcəksən.

Bu hesabatlar üçün əlavə proqram lazım deyil: pivot cədvəl kifayətdir. Əsas şərt — sütunların səliqəli, statusun daim doldurulmuş olmasıdır.

Satış bazasının qurulması: 30 günlük plan

Satış bazasının qurulması bir günlük iş deyil, amma bir aya tam oturur:

1. 1-3-cü gün: sahələri təyin et, cədvəli yarat, sütunları kilidlə.
2. 4-7-ci gün: botun sual ardıcıllığını yaz və dəyişənləri sütun adları ilə uyğunlaşdır.
3. 2-ci həftə: ötürücünü qoş, test söhbətləri apar, bildirişi işə sal.
4. 3-cü həftə: təkrar yoxlaması və «yarımçıq» vərəqini əlavə et; menecerə statusu doldurmağı öyrət.
5. 4-cü həftə: ilk hesabatı çıxar, boşluqları gör, lazımsız sahələri sil, əskikləri əlavə et.
6. Növbəti ay: axın stabildirsə, CRM-ə köç — sütunlar hazırdır.

Bu ardıcıllıqla getsən, altıncı ayda əlində real müştəri bazası olur: kim, nə vaxt, hansı kanaldan, nə istəyib. Bu baza ilə təkrar satış, xatırlatma və mövsümi kampaniya qurmaq mümkündür.

Ən çox rast gəldiyimiz beş səhv

• Yalnız bildiriş, baza yox. Bot müraciəti Telegram qrupuna atır, cədvələ yazmır. Mesajlar yuxarı sürüşür, arxiv qalmır.
• Status sütunu boş. Sətir var, amma heç kim «zəng edildi» yazmır — nəticədə hesabat mənasızdır.
• Nömrə rəqəm formatında. Cədvəl baş sıfırı silir, nömrə yararsız olur.
• Hər söhbətdə yeni kontakt. Təkrar yoxlaması qoyulmadığı üçün baza şişir.
• Sahələr çoxdur. Bot 10 sual verir, müştəri yarıda gedir — nə söhbət qalır, nə məlumat.

Bunu özün qura bilərsən, ya kömək lazımdır?

Bir kanal və Google Sheets — çox vaxt özün qura bilərsən. Üç kanal, CRM, təkrar yoxlaması və hesabat — burada artıq inteqrasiya işi başlayır. Bizim tərəfdə chatbot xidməti aylıq 120 / 140 / 160 ₼ tariflərlə verilir və məlumatın cədvələ və ya CRM-ə axması qurğunun bir hissəsidir; tariflərin fərqini qiymət səhifəsində görə bilərsən. Hazır platformalarımızın siyahısı isə məhsullar səhifəsindədir.

Botun topladığı məlumatın harada saxlanacağını birlikdə planlaşdıraq — pulsuz konsultasiya üçün bizə yaz və ya birbaşa WhatsApp-dan (+994 50 250 00 74) əlaqə saxla. Bakıda, 7/24 işləyən quruluş qururuq.