Alış uçotu: təchizatçı sifarişindən anbara mədaxil

Satış artır, amma ay sonunda mənfəət görünmür? Problem çox vaxt satışda yox, alışda gizlənir. Bu yazıda təchizatçı sifarişindən anbara mədaxilə qədər alış uçotunun hər addımını praktik şəkildə izah edirik — qiymət fərqləri, çatışmayan mal və təchizatçı borcları daxil olmaqla.

Satış uçotu haqqında hamı danışır: kassa, qaimə, müştəri borcu. Amma alış uçotu — təchizatçıdan mal alışının qeydiyyatı, mədaxil sənədi, qiymət fərqləri — çox biznesdə hələ də dəftərdə və ya WhatsApp yazışmalarında qalır. Halbuki mənfəət məhz burada itir: bahalı alınan mal, yarımçıq gələn sifariş, unudulmuş təchizatçı borcu. Bu yazıda alış prosesini sifarişdən anbara mədaxilə qədər addım-addım keçirik və hər addımın ERP sistemində necə qurulduğunu göstəririk.

Niyə mənfəət satışda yox, alışda itir?

Sadə misal götürək. Sən malı satanda qiyməti özün qoyursan və hər satışı görürsən. Amma alanda vəziyyət başqadır: təchizatçı bu ay qiyməti bir az qaldırıb, sürücü 100 ədəd əvəzinə 96 ədəd gətirib, ödənişin bir hissəsi nisyə qalıb. Bunların heç biri kassada dərhal görünmür — hamısı yavaş-yavaş maya dəyərinə və borclara yığılır.

Alış uçotu aparılmayanda tipik nəticələr belə olur:

• Alış qiyməti bahalaşır, amma satış qiyməti köhnə qalır — marja səssizcə əriyir;
• Çatışmayan mal gələndə heç kim fərqi qeyd etmir, anbar qalığı kağız üzərində şişir;
• Təchizatçı borcları izlənmir, ay sonunda "biz ona nə qədər borcluyuq?" sualına dəqiq cavab yoxdur;
• Hansı təchizatçının daha sərfəli olduğu hissiyyatla, rəqəmlə yox, qərara alınır.

Bu problemlərin hamısının həlli eyni yerdən başlayır: alışın hər addımının sənədləşdirilməsindən.

Təchizatçıdan mal alışının qeydiyyatı necə aparılır?

Düzgün qurulmuş alış dövriyyəsi beş addımdan ibarətdir. Bu ardıcıllığı istər dəftərdə, istər ERP-də saxla — amma heç bir addımı atlama:

1. Alış sifarişi. Təchizatçıya nə sifariş etdiyini yazılı qeyd et: mal, miqdar, razılaşdırılmış qiymət, gözlənilən çatdırılma tarixi. Şifahi sifariş — mübahisə mənbəyidir.
2. Sifarişin təsdiqi. Təchizatçı qiyməti və müddəti təsdiqləyir. Qiymət dəyişibsə, bunu məhz bu mərhələdə görməlisən, mal anbara girəndə yox.
3. Malın qəbulu. Mal gələndə say və keyfiyyət yoxlanılır — sifarişlə üz-üzə.
4. Anbara mədaxil. Faktiki qəbul olunan miqdar mədaxil sənədi ilə anbara daxil edilir və qalıq avtomatik artır.
5. Borcun qeydiyyatı. Ödənilməyən hissə təchizatçı borcu kimi sistemə düşür və ödəniş tarixinə qədər izlənir.

ERP sistemində bu beş addım bir zəncirdir: sifariş sənədindən mədaxil yaranır, mədaxildən borc yaranır. Heç nə "yadda saxlamağa" qalmır.

Mədaxil sənədi necə yazılır?

Mədaxil sənədi alış uçotunun ürəyidir — anbar qalığı və maya dəyəri məhz bu sənəddən qidalanır. Səhv yazılmış mədaxil bütün sonrakı hesabatları korlayır.

Mədaxil sənədində nələr olmalıdır?

• Tarix və sənəd nömrəsi;
• Təchizatçının adı və əlaqəli alış sifarişinin nömrəsi;
• Hər mal üzrə faktiki qəbul olunan miqdar;
• Vahid alış qiyməti və cəmi məbləğ;
• Əlavə xərclər (nəqliyyat, yükləmə) — maya dəyərinə düşəcəksə;
• Qəbul edən şəxsin adı — sonra sual yarananda kimin imza atdığı bilinsin.

Alış sifarişi ilə faktiki gələn malın tutuşdurulması

Ən çox pul itirilən məqam buradır. Sifarişdə 100 ədəd, qaimədə 100 ədəd, amma maşından 96 ədəd düşüb — və qəbul edən işçi qaiməyə baxıb "hər şey qaydasındadır" deyir. Ona görə qayda sadədir: mədaxil həmişə faktiki sayıma əsasən yazılır, təchizatçının qaiməsinə əsasən yox. ERP-də mədaxil sənədi alış sifarişinin üstündə açılır və sistem fərqi özü göstərir: sifariş edilən, gələn, çatışmayan.

Çatışmayan mal gələndə nə etməli?

1. Mədaxilə yalnız faktiki gələn miqdarı yaz — çatışmayanı "sonra gələr" deyə əlavə etmə;
2. Fərqi dərhal aktla və ya ən azı yazılı mesajla təchizatçıya bildir;
3. Sifarişi açıq saxla: qalan hissə gələndə ikinci mədaxil yazılır, gəlməyəcəksə sifariş bağlanır və borc yalnız gələn mala görə hesablanır;
4. Təchizatçının kartında bu halı qeyd et — sonra təchizatçı seçimində bu tarixçə sənə lazım olacaq.

Alış qiymətinin maya dəyərinə təsiri

Maya dəyəri sabit rəqəm deyil — hər yeni mədaxillə dəyişir. Eyni maldan anbarda köhnə qiymətlə alınmış qalıq var, üstünə yeni qiymətlə partiya gəlir. Alış qiymətinin maya dəyərinə təsiri düzgün hesablanmasa, sən köhnə maya ilə satış qiyməti qoyursan və bahalaşmanı yalnız aylar sonra hiss edirsən.

Praktikada üç şeyə diqqət et:

• Orta çəkili maya. Hər mədaxildən sonra qalığın maya dəyəri yenidən hesablanmalıdır — əl ilə bu, demək olar ki, mümkün deyil, ERP bunu avtomatik edir;
• Əlavə xərclər. Nəqliyyat, gömrük, yükləmə xərcləri mala bölüşdürülməsə, maya süni şəkildə aşağı görünür və sən "mənfəətli" satdığını düşünürsən;
• Qiymət siqnalı. Yeni mədaxildə alış qiyməti əvvəlkindən fərqlidirsə, bu, satış qiymətini gözdən keçirmək üçün siqnaldır.

erp.aimedia.az onlayn ERP sistemində mədaxil yazılan anda maya dəyəri yenilənir və satış modulu artıq yeni maya ilə işləyir — qiymət qərarını gecikdirmirsən.

Təchizatçı borclarının izlənməsi necə qurulur?

Nisyə alış Azərbaycan bazarında normadır: mal bu gün gəlir, pul iki həftə sonra ödənilir. Problem nisyədə deyil — təchizatçı borclarının izlənməsinin olmamasındadır. Dəqiq borc uçotu olmayanda ya artıq ödəyirsən, ya gecikdirib münasibəti korlayırsan, ya da bir təchizatçının borcunu başqasının pulu ilə qarışdırırsan.

İşlək borc uçotu üçün minimum tələblər:

• Hər təchizatçının ayrıca kartı: bütün mədaxillər, bütün ödənişlər, cari qalıq;
• Hər mədaxildə ödəniş şərti: nağd, nisyə, qismən — və nisyədirsə, son ödəniş tarixi;
• Yaxınlaşan ödənişlərin siyahısı: bu həftə kimə nə qədər ödəməlisən;
• Üzləşmə imkanı: təchizatçı ilə rəqəm fərqi yarananda sənəd-sənəd müqayisə edə bilməlisən.

ERP-də bu, ayrıca əmək tələb etmir: mədaxil yazılanda borc özü yaranır, ödəniş yazılanda özü azalır. Sənin işin yalnız real əməliyyatları vaxtında sistemə salmaqdır.

Hansı təchizatçı daha sərfəlidir?

Bu suala qiymət siyahısına baxıb cavab vermək olmur, çünki "sərfəli" yalnız qiymət deyil. Alış tarixçəsi üzrə qiymət müqayisəsi apardıqda mənzərə tam açılır: kim qiyməti tez-tez qaldırır, kim sabit saxlayır, kimin malı tam gəlir, kimin sifarişində hər dəfə çatışmazlıq olur.

Alış tarixçəsi üzrə qiymət müqayisəsi

Eyni mal üzrə son alışları təchizatçılara görə yan-yana qoy: tarix, təchizatçı, vahid qiymət, gələn miqdar. Bir neçə aylıq tarixçə yığılanda cavab özü görünür — hansı təchizatçı daha sərfəlidir sualı hiss məsələsi olmaqdan çıxıb rəqəm məsələsinə çevrilir. ERP-də bu müqayisə hazır hesabatdır: malı seçirsən, sistem bütün alış tarixçəsini təchizatçı və qiymət üzrə göstərir.

Qiymətdən başqa nəyə baxmalı?

• Çatdırılma dəqiqliyi — vəd edilən tarixlə faktiki tarixin fərqi;
• Çatışmazlıq halları — sifarişlə gələnin tutuşdurulmasında yaranan fərqlərin tarixçəsi;
• Ödəniş şərtləri — nisyə müddəti uzun olan təchizatçı bəzən bir qədər baha qiymətlə belə sərfəli olur;
• Qaytarma və reklamasiya davranışı — problemli malı geri götürürmü.

Valyuta ilə alışın uçotu necə aparılır?

İdxal malı ilə işləyirsənsə, valyuta ilə alışın uçotu ayrıca diqqət istəyir. Təchizatçı ilə hesablaşma dollarla və ya avro ilə gedir, amma satış manatladır — deməli maya dəyəri manata çevrilməlidir.

Praktik qaydalar:

• Mədaxildə həm valyuta məbləğini, həm mədaxil tarixinə olan məzənnə ilə manat qarşılığını qeyd et;
• Borcu valyutada izlə: təchizatçıya 1000 dollar borclusansa, borc məhz dollarla qalır, ödəniş günündəki məzənnə ilə bağlanır;
• Məzənnə dəyişəndə yaranan fərqi ayrıca sətirdə göstər — bu, malın bahalaşması deyil, valyuta fərqidir və hesabatda qarışmamalıdır;
• Satış qiymətini manat mayasına görə qur, "dollar qiyməti üstəgəl köhnə məzənnə" vərdişinə görə yox.

Alış hesabatı aylıq necə çıxarılır?

Ayın sonunda alış mənzərəsini bir səhifədə görməlisən. Aylıq alış hesabatına minimum bunlar daxil olmalıdır:

• Cəmi alış məbləği — təchizatçılar üzrə bölgü ilə;
• Ən çox alınan mallar və onların orta alış qiyməti;
• Qiyməti dəyişən mallar — keçən ayla müqayisədə;
• Açıq qalan sifarişlər — sifariş edilib hələ gəlməyən mallar;
• Təchizatçı borclarının qalığı və bu ay ödənilməli məbləğlər;
• Çatışmazlıq halları — hansı təchizatçıdan, hansı sifarişdə.

Bu hesabat əl ilə yığılanda yarım gün aparır və çox vaxt heç yığılmır. ERP-də isə hesabat gündəlik yazılan sənədlərdən özü yaranır: ayın birində düyməni basırsan, mənzərə hazırdır. Bizim onlayn ERP alış, satış, anbar və maliyyəni bir yerdə saxlayır — alış hesabatı satış və qalıq rəqəmləri ilə eyni bazadan gəlir, ona görə rəqəmlər bir-birini tutur.

Alış uçotunu sistemə necə keçirməli?

AI Media Bakıda fəaliyyət göstərən texnologiya şirkətidir: ERP, biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması və şirkətə özəl proqramlar hazırlayırıq. Alış uçotu üçün hazır həllimizə məhsullar səhifəsindən baxa bilərsən, biznesinə uyğun qurulma variantları xidmətlər bölməsində, tariflər isə qiymət səhifəsindədir. Hansı modullardan başlamaq lazım olduğuna əmin deyilsənsə, bizimlə əlaqə saxla — pulsuz konsultasiyada alış prosesini birlikdə nəzərdən keçirək və sənin biznesin üçün ən sadə keçid yolunu göstərək. Telefon: +994 50 250 00 74, 7/24.